Manajemen Kantor dan Informasi & Manajemen Sekretaris

PENGANTAR BISNIS

 TUGAS SOFTSKILL 4

NAMA                               : MUHAMMAD ANDHIKA PRATAMA

KELAS                             :1EB14

NPM                                 : 24215501

DOSEN PEMBIMBING      : FITRIA, SE

 A. Pendahuluan

1.1        Latar Belakang

        Dalam organisasi atau dunia bisnis, kita tidak akan luput dari kata “manajemen”. Namun apa itu manajemen? Manajemen sendiri secara umum berarti “seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain atau bersama”. Menurut Mary Parker Follet, defenisi tersebut berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi, bisa kita simpulkan bahwa manajemen itu merupakan suatu alat untuk menyelesaikan suatu tujuan dengan cara mengatur dan mengarahkan orang lain.

          Dari hal tersebut kita bisa mengetahui bahwa manajemen sangat penting dalam melakukan suatu bisnis atau berorganisasi. Dikarenakan, dalam menjalankan suatu tujuan diperlukan suatu rencana, pengaturan, solusi, dan berbagai hal lainnya sehingga tujuan tersebut bisa tercapai.

          Meskipun demikian, dalam manajemen tidak seluruhnya tugas diberikan kepada satu orang (pemilik), setiap organisasi tentu saja membutuhkan beberapa orang yang dapat membantu sehingga tujuan akan lebih mudah diwujudkan, serta dibutuhkan beberapa cara sebagai bantuan dalam mencapai tujuan tersebut. Oleh sebab itu, dalam materi ini akan dijelaskan lebih detail mengenai manajemen dalam dunia bisnis.

1.2           Tujuan

 

          Tujuan dari penulisan makalah ini antara lain:

1. Untuk memenuhi kebutuhan dan melengkapi tugas pengantar bisnis yang bermuatan softskill.

2. Untuk memberikan informasi kepada pembaca mengenai manajemen kantor dan informasi serta manajemen sekretaris.

3. Untuk memberikan informasi kepada pembaca mengenai kegunaan dari tata kerja, prosedur kerja, pedoman kerja, serta sistem kerja dalam dunia bisnis.

4. Untuk memberikan informasi kepada pembaca mengenai pentingnya sekretaris dalam dunia bisnis serta klarifikasinya.

B. Teori

2.    MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI

Pada setiap kegiatan administrasi dan pelaksanaan aktivitas perusahaan, sepperti : pembelian, penjualan, produksi, personalia, perpajakan, perencanaan, program dan pengawasan memerlukanadanya informasi. Informasi itu sendiri merupakan sejumlah data yang telah diproses dan disajikan sedemikian rupa, sehingga dapat dipergunakan intuk berbagai keperluan, seperti pengambilan keputusan.

            Pengelolahan serta pengandalian data, meliputi kegiatan-kegiatan seperti : pembacaan, penulisan, penghitungan, penyortiran, pemasukan ke dalam formulir-formulir, dan sebagainya; dapat dilakukan di suatu tempat yang disebut kantor, dengan harapan agar informasi tersebut menjadi lebih berguna. Namun demikian, tidaklah berarti bahwa semua kegiatan itu dipusatkan di tempat tersebut.

2.1. Tata Kerja, Prosedur Kerja, Pedoman Kerja, dan Sistem Kerja

·         Tata kerja

®    Pengertian: Suatu cara yang ditempuh untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana dengan baik dan efisien

®    Contoh: Dalam mencapai tujuan target pendapatan aset pemasukan perusahaan ,yang harus semakin membaik dari tahun ke tahunnya. maka kita harus memikirkan solusi yg amat baik maupun kompeten untuk kemajuan perusahaan.

·         Prosedur Kerja

®    Pengertian: Tahapan dalam tata kerja tentang bagaimana mengelola sebuah pekerjaan, yang mengandung pengertian tentang apa, untuk apa, dan bagaiman pekerjaan harus diselesaikan

®    Contohnya : daftar struktur perpustakaan ,ataupun koperasi yang digambarkan dari ketua organisasi ,sampai staff-staff bawahan.

·         Pedoman Kerja

®    Pengertian: suatu standar atu pedoman tertulis yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan organisasi

·         Sistem kerja :

®    Pengertian: satu kesatuan antara tata kerja dan prosedur kerja sehingga membentuk suatu pola yang dapat dengan tepat menyelesaikan sebuah pekerjaan

®    Contohnya : intruksi ataupun suatu peraturan dari perusahaan ataupun kesatuan organisasi ,misalkan dalam ketepatan waktu hadir kerja ,rapat ,dll

2.2. Menyusun Buku Pedoman

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, buku pedoman merupakan suatu pedoman yang digunakan untuk menggerakkan suatu kelompok untuk melaksanakan atau mencapai suatu tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan danyang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

®    Berikut tujuan dari pedoman kerja :

1.      Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam orgaisasi.

2.      Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

3.      Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas atau pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya.

4.      Untuk menghindar kegagalan,kesalahan,keraguan,duplikasi, dan inefisiensi.

5.      Memperlancar tugas petugas tim/unit kerja

6.      Sebagai dasar hukum jika terjadi penyimpangan.

7.      Mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin.

8.      Sebagai pedoman melaksanakan pekerjaan rutin

®    Pedoman kerja dibutuhkan kondisi sebagai berikut :

1.      Sebelum suatu pekerjaan dilakukan

2.      Ketika mengadakan penilaianapakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik/tidak

3.      Ketika terjadi revisi, jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

®    Berikut hal yang harus dimasukkan ke dalam buku pedoman kerja:

a)    Jam masuk kerja

b)    Jam istirahat

c)    Hari libur

d)    Pemberian cuti

e)    Pemberian izin kerja

f)     Peraturan dan ketetapan perusahaan

g)    Peninjauan terhadap gaji dan kinerja

h)    Pemberian jam lembur/tambahan waktu kerja

i)     Tunjangan kesehatan dan pengobatan

j)     Rencana Pensiun

k)    dan lain-lain

®    Dengan adanya pedoman kerja, maka terdapat beberapa keuntungan :

1.      Alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru

2.      Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.

3.      Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.

4.      Alat untuk mengatur tata ruang kantor.

5.      Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang menumpuk.

6.      Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.

7.      Alat mengadakan klasifikasi,uraian, dan analisi jabatan.

8.      Alat menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.

9.      Alt untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.

2.3. Manfaat tata kerja, prosedur kerja, pedoman kerja, dan sistem kerja. 

Berikut ini merupakan manfaat dari menggunakan tata kerja, prosedur kerja, pedoman kerja, dan juga sistem kerja. Diantaranya:

1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas
2. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu
3. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi
4. Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi
5. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif
6. Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat – tepatnya
7. Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja

3.    MANAJEMEN SEKRETARIS

Dalam suatu organisasi atau perusahaan, pimpinan perusahaan pada umumnya dibantu oleh sekretaris. Sekretaris membantu pimpinannya salah satunya melalui kegiatan tata usaha yang telah dijelaskan di atas.

Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi :

1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.

2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.

3.1. PENTINGNYA SEKRETARIS DALAM BISNIS

Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

®    Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis melalui surat , maka sekretaris yang menyiapkan mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya

®    Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapatpun sekretaris yang melakukannya kelancaran rapat tersebut.

®    Demikian juga apbila atasan akan melakukan perjalanan ke luar daerah, maka semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali sekretaris yang memperlancar kegiatan atasan tersebut.

Guna meningkatan peran dan tanggung jawab ini, seorang sekretaris harus mempunyai fungsi dalam kantor seperti :

Þ    Meningkatkan fungsi kantor, yaitu meningkatkan kantor sebagai tempat yang digunakan untuk melakukan pemikiran tentang jalannya usaha, atau sebagai pusat informasi atau sebagai pusat pelayanan masyarakat dan juga sumber data.

Þ    Memperlancar kegiatan ketatausahaan seperti mengetik, kearsipan, Komputer, dan penggandaan dokumen yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan.

Þ    Mempererat hubungan antara bawahan dengan atasan dalam hal komunikasi, karena itu sekretaris dapat dikatakan sebagai media penghubung dan juga penghubung antara dunia luar dan perusahaan dengan perusahaan itu sendiri.

Þ    Sebagai media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan jadwal kerja harian.

3.2. KLASIFIKASI SEKRETARIS

Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum, syarat untuk menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan sesuai dengan pengertian atau definisi tentang sekretaris.

Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :
1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.
2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.

Berdasarkan perkembangan tugas dan fungsi sekretaris dewasa ini, makna sekretaris dapat mempunyai makna ganda, seperti :
1. Orangnya, yaitu seseorang yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan.
2. Jabatannya, yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang merupakan tanggung jawab tertentu, yakni tanggung jawab kesekretarisan.

Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris.

C. Analisis

Dari defenisi yang telah dijelaskan sebelumnya, ternyata manajemen sangatlah penting dalam dunia bisnis atau organisasi. Hal ini bisa kita lihat dalam mencapai suatu tujuan, di mana untuk mencapai suatu tujuan kita tidak bisa melakukannya sendiri. Kita membutuhkan beberapa orang untuk saling membantu dan bekerja sama dalam melaksanakan ataupun mencapai suatu tujuan. Serta, dibutuhkan perencanaan yang matang dan konsisten sehingga tujuan tersebut lebih mudah dicapai.

Kita bisa ambil contoh dari suatu organisasi misalnya UKM Rohis (Rohani Islam) yang mengadakan acara lomba dalam kesenian Islam. Agar acara tersebut berlangsung dengan lancar, dibutuhkan ketua sebagai pemimpin, sekretaris dan anggota yang membantu serta berhubungan dengan ketua, dan tentunya sebuah rencana dan target (sasaran) sehingga mempermudah kelangsungan/peraturan acara.

Jadi, bisa kita simpulkan dari contoh diatas, bahwa manajemen merupakan alat untuk membantu suatu pencapaian tujuan, dan dibutuhkan kerjasama dan perencanaan sehingga tujuan tersebut lebih mudah dicapai.

D. Referensi

Sumber:

Þ     https://radityakurnianto.wordpress.com/college-assignments/2nd-semester/pengertian-tata-kerja-prosedur-kerja-dan-sistem-kerja

Þ     http://ilhamekapadma.blogspot.co.id/2015/04/pedomanprosedur-dan-aturan-kerja.html

Þ     https://finaaprilita.wordpress.com/2013/01/13/manajemen-kantor-dan-informasi/

Þ     https://coursemean.wordpress.com/2011/11/23/tata-kerja-prosedure-kerja-dan-sistem-kerja/

Þ     http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-syarat-tata-kerja-dll.html

Þ     http://tyas-rahayu.blogspot.co.id/p/peran-sekretaris.html

Organisasi

PENGANTAR BISNIS

 TUGAS SOFTSKILL 3

NAMA                               : MUHAMMAD ANDHIKA PRATAMA

KELAS                             :1EB14

NPM                                 : 24215501

DOSEN PEMBIMBING      : FITRIA, SE

 A. Pendahuluan

1.1        Latar Belakang

        Organisasi merupakan suatu perkumpulan dimana setiap anggotanya memiliki tujuan yang sama (bersama). Kata organisasi berasal dari bahasa Yunani

(“ὄργανον”, dibaca organon ) yang berarti alat. Organisasi sendiri sudah terbentuk sejak dahulu kala dan memiliki peran penting dalam berbagai hubungan ataupun tujuan yang baik itu bersifat formal maupun non-formal.

          Organisasi merupakan salah satu hal yang tak bisa lepas dari aktivitas manusia. Bagaimana tidak? Setiap harinya manusia sudah melakukan aktivatas berorganisasi, baik itu secara langsung maupun tidak langsung, atau secara sadar ataupun tidak sadar. Mengapa demikian?

          Hal ini dikarenakan dalam beraktivitas, timbullah sikap berorganisasi yang dimulai dari berinteraksi, kerjasama, perencanaan, dan lain-lain. Setiap aktivitas yang kita jalani, bisa saja dikatakan bahwa kita sedang melakukan organisasi.

          Namun, beberapa orang belum sepenuhnya mengerti mengenai seperti apa itu organisasi dan apa saja yang harus kita ketahui tentang berorganisasi, dan sebagainya. Oleh sebab itu, dalam materi ini akan dijelaskan secara rinci mengenai seputar berorganisasi.

1.2           Tujuan

 

          Tujuan dari penulisan makalah ini antara lain:

1. Untuk memenuhi kebutuhan dan melengkapi tugas pengantar bisnis yang bermuatan softskill

2. Untuk memberikan informasi kepada pembaca mengenai organisasi,

B. Teori

2.1. Pengertian Organisasi

Secara umum, Organisasi adalah sekumpulan yang terdiri atas orang-orang yang saling terikat yang bekerja secara sadar untuk mewujudkan suatu tujuan bersama.

Ada beberapa para ahli yang mengemukakan pendapatnya tentang bisnis, berikut ini akan dijelaskan dengan jelas.

·  W.J.S. Poerwadarminta

Organisasi merupakan susunan dan aturan dari berbagai bagian (orang atau kelompok) sehingga menjadi satu kesatuan yang teratur dan tertata. 

·  Janu Murdiyamoko & Citra Handayani

Organisasi merupakan sebuah sistem sosial yang mempunyai identitas kolektif secara tegas, progja yang jelas, prosedur dan cara kerja, serta daftar anggota yang secara terperinci.

·  Max Weber 

Organisasi ialah suatu kerangka terstruktur yang di dalamnya berisikan wewenang, tanggung jawab dan pembagian kerja untuk menjalankan masing-masing fungsi tertentu.

·  M. Dahlan Al Barry

Organisasi merupakan pengaturan dan penyusunan bagian-bagian tertentu hingga menjadi satu kesatuan, aturan dan susunan dari berbagai bagian sehingga menjadi satu kesatuan yang teratur dan gabungan kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

·  Chester I. Bernard

Organisasi merupakan sebuah sistem kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih untuk melaksanakan suatu aktivitas yang didalamnya memerlukan komunikasi dengan pencapaian tujuan bersama. Barnard menekankan peranan pada setiap orang anggotanya yang harus diberikan informasi dan motivasi dan sebagian sebagian anggota lainnya yang harus membuat keputusan. 

·  Richard Scott

Organisasi merupakan suatu kolektivitas yang disengaja & dibentuk untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang didasarkan pada asas kelangsungan.

·  Stephen P. Robbinss

Organisasi merupakan suatu kesatuan sosial yang dikoordinasikan dengan batasan-batasan yang relatif dapat diidentifikasi dan bekerja terus menerus untuk mencapai tujuan bersama. 

·  Stoner

Organisasi ialah suatu pola hubungan melalui orang atau sekelompok orang di bawah pengarahan manajer untuk mengejar tujuan bersama.

·  Victor A. Thompson

Organisasi merupakan suatu integrasi dari sejumlah orang yang ahli yang bekerja sama dengan sangat rasional & impersonal untuk mencapai tujuan - tujuan yang spesifik &telah disepakati sebelumnya.

·  James D. Mooney

Organisasi ialah suatu bentuk perserikatan orang atau sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah di sepakati.

·  Kochler

Organisasi merupakan sebuah sistem terstruktur yang mengkoordinasikan usaha tertentu oleh suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan.

·  Schein
Organisasi ialah suatu bentuk koordinasi segala aktivitas yang rasional oleh sejumlah orang untuk mencapai tujuan melalui pembagian dalam pekerjaan & fungsi hirarki otoritas serta tanggungjawab masing-masing anggota.

Contoh – contoh organisasi diantaranya:

Å      Keluarga

Å      OSIS (Organisasi Siswa Intra Sekolah)

Å      Ekstrakulikuler (seperti Rohis, Pramuka, Paskibra, dll)

Å      BEM (Badan Eksekutif Mahasiswa)

Å      dan lain-lain

2.2. Bentuk-bentuk struktur organisasi

Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu :

1.Bentuk Vertikal

Dalam bentuk ini, sistem organisasi pimpinan sampai organisasi atau pejabat yang lebih rendah digariskan dari atas ke bawah secara vertikal.

2.Bentuk Mendatar / Horizontal

Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun atau digariskan dari kiri kea rah kanan atau sebaliknya.

3.Bentuk Lingkaran

Dalam bentuk lingkaran, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah bidang lingkaran.

4.Bentuk Setengah Lingkaran

Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran kea rah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya

5.Bentuk Elliptical

Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah digambarkan dengan pusat Elips kearah bidang elips

6.Bentuk Piramid terbalik

Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan organisasi atau pejabat terendah digambarkan dalam susunan berbentuk piramid terbalik.

Skema atau bagan organisasi adalah suatu lukisan tentang organisasi yang dimaksudkan untuk menggambarkan susunan dari organisasi baik mengenai fungsi, bidang, tingkatan maupun rentang kendalinya.

2.3. Macam-macam Struktur Organisasi  

1.      Organisasi Lini

Organisasi Garis/ Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya

Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol

Ciri :

1.      Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang

2.      Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

3.      Jumlah karyawan sedikit

4.      Sarana dan alatnya terbatas

5.      Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer

6.      Organisasi kecil

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1.      Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando

2.      Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar

3.      Proses decesion making berjalan cepat

4.      Disiplin dan loyalitas tinggi

5.      Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis

2)      Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat

3)      Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi

4)      Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

Gambar struktur organisasi Lini :

    2.      Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung

Ciri :

1.      Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung

2.      Karyawan banyak

3.      Organisasi besar

4.      Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:

a.       Personel lini

b.      Personel staf

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Ada pembagian tugas yang jelas

2)      Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas

3)      Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin

4)      Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place

5)      Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan

2)      Proses decesion makin berliku-liku

3)      Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage

4)      Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

Gambar struktur organisasi Lini dan Staf

 3.      Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut

Ciri :

1.      Organisasi kecil

2.      Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli

3.      Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

4.      Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

5.      Pengawasan dilakukan secara ketat

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Program tearah, jelas dan cepat

2)      Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai

3)      Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat

4)      Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik

5)      Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik

6)      Solidaritas antar anggota yang tinggi

7)      Moral serta disiplin keija yang tinggi

8)      Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik

9)      Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi

10)  Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas

11)  Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi

2)      Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan

3)      Insiatif perseorangan sangat dibatasi

4)      Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu

5)      Menekankan pada rutinitas tugas - kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang

6)      Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit

7)      Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi

8)      Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut :

1.      Lingkungan stabil

2.      Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi

3.      Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

Gambar struktur organisasi Fungsional

4.      Organisasi Lini dan Fungsional

Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus.

Ciri :

1.      Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan

2.      Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional

3.      Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon

4.      Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas

5.      Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan

6.      Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif

7.      Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama

8.      Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Solodaritas tinggi

2)      Disiplin tinggi

3)      Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum

4)      Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

5)      Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat

6)      Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan

7)      Usaha kerjasama bawahan mudah digalang

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah:

1)      Kurang fleksibel dan tour of duty

2)      Spesialisasi memberikan kejenuhan

3)      Proses pengambilan keputusan agak larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota organisasi

4)      Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain

5)      Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja

6)      Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas

Organisasi panitia biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi

Gambar struktur organisasi Lini dan Fungsional

 

5.      Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan

Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan

Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horison­tal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan

Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

Manajer proyek tak bisa mengkoor­dinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia

Gambar struktur organisasi Matrix

 6.      Organisasi Komite

Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen

Organisasi komite terdiri dari :

1.      Executive Committe (Pimpinan komite)

 yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini

2.      Staff Committee

Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

2)      Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil

3)      Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Proses decesion making sangat lamban

2)      Biaya operasional rutin sangat tinggi

3)      Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

2.4. Alasan Timbulnya Organisasi Informal dalam Perusahaan  

Pada dasarnya semua individu memiliki kebutuhan untuk mendapat kepuasan dalam berafiliasi dengan orang-orang di lingkungannya atau dengan kata lain manusia tidak pernah puas, jika dalam organisasi formal kebutuhan tersebut dapat dipenuhi, maka ia akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhannya. Dan sumber itu ialah organisasi informal. Dan biasanya organisasi informal muncul dikarenakan adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.

Sifat-sifat organisasi informal:

1. Hubungan yang terjadi secara spontan dan tidak terorganisir
2. Kepemimpinan ada diantara dua pilihan antara formal dan tidak formal
3. Tidak bertumpu pada pengendalian manajemen seperti pada organisasi formal

C. Analisis

Dari pengertiannya, organisasi dikatakan sebagai perkumpulan orang-orang yang memiliki tujuan bersama. Artinya, setiap orang dalam perkumpulan tersebut saling terikat dan bekerja sama sehingga tujuan yang akan dicapai terwujud atau terlaksanakan. Organisasi sendiri dapat kita jumpai baik secara langsung maupun tidak langsung, terutama di Indonesia yang merupakan negara demokrasi.

Dengan adanya organisasi, suatu tujuan akan tercapai lebih mudah, serta dalam organisasi terdapat beberapa manfaat lainnya yang mungkin akan kita rasakan pada masa yang mendatang, misalnya bertemu dengan orang-orang baru, menambah pengalaman, meningkatkan rasa kebersamaan, dan sebagainya. Artinya, organisasi memberikan dampak positif bagi anggotanya, tergantung bagaimana mereka memanfaatkannya.

Selain itu, dengan pengalaman berorganisasi kita dapat dilatih dalam merencanakan suatu kegiatan atau rencana dan juga dalam mengambil keputusan. Oleh sebab itu, organisasi sangatlah penting bagi aktivitas manusia untuk mencapai kesuksesan.

D. Referensi

Sumber:

• http://www.seputarpengetahuan.com/2015/05/pengertian-organisasi-menurut-para-ahli.html
• http://sukmawanstarscreams.blogspot.co.id/2013/10/tipe-atau-bentuk-struktur-dan-skema.html
• http://zhopio-chalicee.blogspot.co.id/2013/01/macam-macam-bentuk-struktur-organisasi_7366.html
• http://rizkafebrianto.blogspot.co.id/2012/04/organisai-informal.html