PENGANTAR BISNIS
TUGAS SOFTSKILL 4
NAMA
: MUHAMMAD ANDHIKA PRATAMA
KELAS
:1EB14
NPM
: 24215501
DOSEN PEMBIMBING
: FITRIA, SE
A. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Dalam organisasi atau dunia
bisnis, kita tidak akan luput dari kata “manajemen”. Namun apa itu manajemen?
Manajemen sendiri secara umum berarti “seni menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain atau bersama”. Menurut Mary Parker Follet, defenisi tersebut berarti
bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk
mencapai tujuan organisasi. Jadi, bisa kita simpulkan bahwa manajemen itu
merupakan suatu alat untuk menyelesaikan suatu tujuan dengan cara mengatur dan
mengarahkan orang lain.
Dari hal tersebut kita bisa mengetahui
bahwa manajemen sangat penting dalam melakukan suatu bisnis atau berorganisasi.
Dikarenakan, dalam menjalankan suatu tujuan diperlukan suatu rencana,
pengaturan, solusi, dan berbagai hal lainnya sehingga tujuan tersebut bisa
tercapai.
Meskipun demikian, dalam manajemen
tidak seluruhnya tugas diberikan kepada satu orang (pemilik), setiap organisasi
tentu saja membutuhkan beberapa orang yang dapat membantu sehingga tujuan akan
lebih mudah diwujudkan, serta dibutuhkan beberapa cara sebagai bantuan dalam
mencapai tujuan tersebut. Oleh sebab itu, dalam materi ini akan dijelaskan
lebih detail mengenai manajemen dalam dunia bisnis.
1.2 Tujuan
Tujuan dari penulisan makalah ini antara lain:
1. Untuk memenuhi
kebutuhan dan melengkapi tugas pengantar bisnis yang bermuatan softskill.
2. Untuk memberikan
informasi kepada pembaca mengenai manajemen kantor dan informasi serta
manajemen sekretaris.
3. Untuk memberikan informasi kepada
pembaca mengenai kegunaan dari tata kerja, prosedur kerja, pedoman kerja, serta
sistem kerja dalam dunia bisnis.
4. Untuk memberikan informasi kepada
pembaca mengenai pentingnya sekretaris dalam dunia bisnis serta klarifikasinya.
B. Teori
2. MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI
Pada setiap kegiatan administrasi dan pelaksanaan
aktivitas perusahaan, sepperti : pembelian, penjualan, produksi, personalia,
perpajakan, perencanaan, program dan pengawasan memerlukanadanya informasi.
Informasi itu sendiri merupakan sejumlah data yang telah diproses dan disajikan
sedemikian rupa, sehingga dapat dipergunakan intuk berbagai keperluan, seperti
pengambilan keputusan.
Pengelolahan serta pengandalian data, meliputi kegiatan-kegiatan seperti :
pembacaan, penulisan, penghitungan, penyortiran, pemasukan ke dalam
formulir-formulir, dan sebagainya; dapat dilakukan di suatu tempat yang disebut
kantor, dengan harapan agar informasi tersebut menjadi lebih berguna. Namun
demikian, tidaklah berarti bahwa semua kegiatan itu dipusatkan di tempat
tersebut.
2.1. Tata Kerja, Prosedur Kerja, Pedoman Kerja, dan Sistem Kerja
·
Tata kerja
®
Pengertian:
Suatu cara yang ditempuh untuk mengatur
sebuah pekerjaan agar terlaksana dengan baik dan efisien
®
Contoh: Dalam mencapai
tujuan target pendapatan aset pemasukan perusahaan ,yang harus semakin membaik
dari tahun ke tahunnya. maka kita harus memikirkan solusi yg amat baik maupun
kompeten untuk kemajuan perusahaan.
·
Prosedur
Kerja
®
Pengertian:
Tahapan dalam tata kerja tentang bagaimana mengelola sebuah pekerjaan, yang mengandung
pengertian tentang apa, untuk apa, dan bagaiman pekerjaan harus diselesaikan
®
Contohnya : daftar struktur
perpustakaan ,ataupun koperasi yang digambarkan dari ketua organisasi ,sampai
staff-staff bawahan.
·
Pedoman
Kerja
®
Pengertian:
suatu standar atu pedoman tertulis yang
digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok untuk mencapai suatu
tujuan organisasi
·
Sistem
kerja :
®
Pengertian:
satu kesatuan antara tata kerja dan
prosedur kerja sehingga membentuk suatu pola yang dapat dengan tepat
menyelesaikan sebuah pekerjaan
® Contohnya
: intruksi ataupun suatu peraturan dari perusahaan ataupun kesatuan organisasi
,misalkan dalam ketepatan waktu hadir kerja ,rapat ,dll
2.2. Menyusun Buku Pedoman
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, buku pedoman
merupakan suatu pedoman yang digunakan untuk menggerakkan suatu kelompok untuk
melaksanakan atau mencapai suatu tujuan organisasi. Pedoman kerja juga
merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan danyang harus dilalui untuk menyelesaikan
suatu proses kerja tertentu.
®
Berikut tujuan dari
pedoman kerja :
1.
Memperjelas
peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam orgaisasi.
2.
Memperjelas
alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
3.
Melindungi
organisasi/unit kerja dan petugas atau pegawai dari malpraktik atau kesalahan
administrasi lainnya.
4.
Untuk
menghindar kegagalan,kesalahan,keraguan,duplikasi, dan inefisiensi.
5.
Memperlancar
tugas petugas tim/unit kerja
6.
Sebagai
dasar hukum jika terjadi penyimpangan.
7.
Mengarahkan
petugas untuk sama-sama disiplin.
8.
Sebagai
pedoman melaksanakan pekerjaan rutin
®
Pedoman kerja
dibutuhkan kondisi sebagai berikut :
1.
Sebelum
suatu pekerjaan dilakukan
2.
Ketika
mengadakan penilaianapakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik/tidak
3.
Ketika
terjadi revisi, jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi
lingkungan kerja.
®
Berikut hal yang harus dimasukkan ke dalam buku pedoman
kerja:
a)
Jam masuk kerja
b)
Jam istirahat
c)
Hari libur
d)
Pemberian cuti
e)
Pemberian izin kerja
f)
Peraturan dan ketetapan perusahaan
g)
Peninjauan terhadap gaji dan kinerja
h)
Pemberian jam lembur/tambahan waktu kerja
i)
Tunjangan kesehatan dan pengobatan
j)
Rencana Pensiun
k)
dan lain-lain
®
Dengan adanya pedoman
kerja, maka terdapat beberapa keuntungan :
1.
Alat
pendidikan, terutama bagi pegawai baru
2.
Alat
untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.
3.
Alat
untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.
4.
Alat
untuk mengatur tata ruang kantor.
5.
Alat
untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang menumpuk.
6.
Alat
perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.
7.
Alat
mengadakan klasifikasi,uraian, dan analisi jabatan.
8.
Alat
menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.
9.
Alt
untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.
2.3. Manfaat tata kerja, prosedur kerja, pedoman kerja, dan sistem kerja.
Berikut ini merupakan manfaat dari menggunakan tata
kerja, prosedur kerja, pedoman kerja, dan juga sistem kerja. Diantaranya:
- Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas
- Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu
- Keletihan dalam bekerja dapat diatasi
- Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi
- Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif
- Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat – tepatnya
- Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja
3. MANAJEMEN SEKRETARIS
Dalam suatu organisasi atau perusahaan,
pimpinan perusahaan pada umumnya dibantu oleh sekretaris. Sekretaris membantu
pimpinannya salah satunya melalui kegiatan tata usaha yang telah dijelaskan di
atas.
Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi :
1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi :
1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
3.1. PENTINGNYA SEKRETARIS DALAM BISNIS
Manajemen sekretaris merupakan suatu proses
kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun
tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan
perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu
pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya
secara efektif dan efisien.
®
Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis
melalui surat , maka sekretaris yang menyiapkan mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman
dan tindak lanjutnya
®
Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan
rapat sampai setelah rapatpun sekretaris yang melakukannya kelancaran rapat
tersebut.
®
Demikian juga apbila atasan akan melakukan
perjalanan ke luar daerah, maka semua persiapan sebelum berangkat, saat
berangkat sampai setelah atasan kembali sekretaris yang memperlancar kegiatan
atasan tersebut.
Guna meningkatan peran dan tanggung jawab ini, seorang
sekretaris harus mempunyai fungsi dalam kantor seperti :
Þ
Meningkatkan fungsi kantor, yaitu meningkatkan
kantor sebagai tempat yang digunakan untuk melakukan pemikiran tentang jalannya
usaha, atau sebagai pusat informasi atau sebagai pusat pelayanan masyarakat dan
juga sumber data.
Þ
Memperlancar kegiatan ketatausahaan seperti
mengetik, kearsipan, Komputer, dan penggandaan dokumen yang dibutuhkan oleh
suatu perusahaan.
Þ
Mempererat hubungan antara bawahan dengan atasan
dalam hal komunikasi, karena itu sekretaris dapat dikatakan sebagai media
penghubung dan juga penghubung antara dunia luar dan perusahaan dengan
perusahaan itu sendiri.
Þ
Sebagai media perekam, penyimpan, pengingat
kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan jadwal kerja harian.
3.2. KLASIFIKASI SEKRETARIS
Seorang sekretaris yang profesional mempunyai
syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan
tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara
umum, syarat untuk menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk
melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan
sesuai dengan pengertian atau definisi tentang sekretaris.
Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :
1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.
2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.
Berdasarkan perkembangan tugas dan fungsi sekretaris dewasa ini, makna sekretaris dapat mempunyai makna ganda, seperti :
1. Orangnya, yaitu seseorang yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan.
2. Jabatannya, yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang merupakan tanggung jawab tertentu, yakni tanggung jawab kesekretarisan.
Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris.
Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :
1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.
2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.
Berdasarkan perkembangan tugas dan fungsi sekretaris dewasa ini, makna sekretaris dapat mempunyai makna ganda, seperti :
1. Orangnya, yaitu seseorang yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan.
2. Jabatannya, yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang merupakan tanggung jawab tertentu, yakni tanggung jawab kesekretarisan.
Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris.
C.
Analisis
Dari defenisi yang telah dijelaskan sebelumnya,
ternyata manajemen sangatlah penting dalam dunia bisnis atau organisasi. Hal
ini bisa kita lihat dalam mencapai suatu tujuan, di mana untuk mencapai suatu
tujuan kita tidak bisa melakukannya sendiri. Kita membutuhkan beberapa orang
untuk saling membantu dan bekerja sama dalam melaksanakan ataupun mencapai
suatu tujuan. Serta, dibutuhkan perencanaan yang matang dan konsisten sehingga
tujuan tersebut lebih mudah dicapai.
Kita bisa ambil contoh dari suatu organisasi misalnya UKM
Rohis (Rohani Islam) yang mengadakan acara lomba dalam kesenian Islam. Agar
acara tersebut berlangsung dengan lancar, dibutuhkan ketua sebagai pemimpin,
sekretaris dan anggota yang membantu serta berhubungan dengan ketua, dan
tentunya sebuah rencana dan target (sasaran) sehingga mempermudah
kelangsungan/peraturan acara.
Jadi, bisa kita simpulkan dari contoh diatas, bahwa
manajemen merupakan alat untuk membantu suatu pencapaian tujuan, dan dibutuhkan
kerjasama dan perencanaan sehingga tujuan tersebut lebih mudah dicapai.
D. Referensi
Sumber:
Þ
https://finaaprilita.wordpress.com/2013/01/13/manajemen-kantor-dan-informasi/
